Dokumentera iakttagelser och avvikelser
Här ger Livsmedelsverket vägledning om hur kraven i lagstiftningen kan uppnås. Vägledningen är inte bindande och utesluter inte andra sätt att uppfylla kraven.
Dokumentation i kontrollen ska genomföras utifrån de rutiner som respektive myndighet har beslutat. Det ska inte vara någon skillnad mellan dokumentation i samband med offentlig kontroll av en fysisk butik eller en e-handel.
Spara det som ses på skärmen
Det enklaste sättet att bara spara delar av en sida är att använda datorns skärmklippverktyg. Med det verktyget markerar man det fält på skärmen som ska sparas som en bild.
Ctrl + Print Scrn alternativt window+shift+s är kortkommandon för att spara det man ser på skärmen. Skärmdumpen som skapas bör visa datorns information om vilken dag och tidpunkt som den togs samt adressfältet med URL. Nackdelen med denna metod är att text/bilder/med mera som är längre ned och inte ses på skärmen inte kommer med. Dessutom sparar inte dessa skärmdump länkar som finns på sidan. I vissa fall kan dessa vara nödvändiga att spara.
Det är en klar fördel att först och främst spara hel URL (se nedan) och använda den här metoden som ett komplement för att visa exempelvis adressfält/datum/tid.
Spara en hel URL
Det är oftast bäst att dokumentera hela URL:en. Det vill säga hela den aktuella sidan och inte bara det som syns på skärmen. Att spara på detta sätt innebär ofta att även länkar fungerar i filen som sparas. För att kunna spara på detta sätt behövs oftast ett webbläsartillägg. Tänk på att välja ett webbläsartillägg som sparar i PDF-format och behåller länkar aktiva.
Spara hel domän med alla underdomäner
Om det finns behov av att spara allt innehåll på en domän med dess underdomäner för att kunna kontrollera den i offlineläge finns det gratis programvaror som kan hjälpa till med det.
Webbarkiv
Det kan vara bra att veta om att det finns webbläsartillägg som med några enkla musklick kan spara en specifik URL i ett webbaserat arkiv. Webbarkiven sparar även material från internet slumpmässigt. Det kan innebära att vissa historiska URL på en hemsida kan granskas i efterhand om behov uppstår. Detta kan komma till nytta vid utredningar om vad som skett tillbaka i tid. När det är fråga om utredningar om livsmedelsbedrägerier kan detta komma väl till pass. Material som myndigheten hämtar från webbarkiv ska hanteras precis som andra dokument/bilder/med mera utifrån myndighetens rutiner för dokumenthantering.
Bevaka en domän eller URL
För att underlätta uppföljning av avvikelser på en webbplats kan det ibland vara bra att använda verktyg som bevakar eventuella ändringar på en specifik domän. Till exempel ändringar som att verksamheten tar bort eller ändrar felaktiga hälsopåståenden eller att produkten helt tas bort från hemsidan.